Smart Working è una parola ormai entrata non solo nel nostro vocabolario ma anche nella nostra vita quotidiana, soprattutto dopo il decreto di quarantena per causa del Coronavirus.

Smart Working Coronavirus

Il significato di Smart Working

Con il termine Smart Working si intende il lavoro agile: la possibilità, cioè, da parte dei dipendenti di lavorare da remoto, lontano dall'ufficio.

Attenzione però, non stiamo parlando di telelavoro! Lo smart working, infatti, da la possibilità al lavoratore di decidere in piena autonomia i tempi e il luogo di lavoro, senza una postazione fissa. Il telelavoro, invece, vincola a lavorare da casa e l’azienda trasferisce le medesime responsabilità del posto di lavoro a casa del dipendente.

Smart Working in Italia: alcuni dati

Il lavoro agile è così sviluppato in Italia? Per rispondere a questa domanda utilizziamo i dati della ricerca svolta dall’Osservatorio del Politecnico di Milano.

Secondo lo studio circa il 58% delle grande imprese italiane sembrano disposte ad inserire lo smart working nelle proprie politiche aziendali. Anche le PMI si stanno muovendo verso il lavoro agile, soprattutto nell'ultimo anno.

Le regole per uno Smart Working perfetto

In Instilla è prevista la modalità di lavoro in smart working per tutti i dipendenti. Questa possibilità ci ha permesso di arrivare preparatissimi al periodo di quarantena organizzandoci velocemente e risultando operativi già dal primo giorno.

Abbiamo deciso di condividere la nostra esperienza con chi, in questi giorni, sta vivendo lo smart working forzato o per le aziende che decideranno di attuare questa modalità di lavoro.

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1 - Definisci e rispetta il tempo dedicato al lavoro da quello di riposo

Il primo errore che si commette in Smart Working è quello di lavorare sempre, senza fare mai pausa o oltre l’orario di lavoro.

Sembra paradossale ma quando si lavora a casa, da soli, si è più concentrati e non si percepisce lo scorrere del tempo. Da un lato potrebbe essere un fattore positivo ma a lungo termine può portare a stanchezza cronica con effetti negativi sulla vostra salute.

Come fare? Semplice: rispettate gli orari di lavoro e fate delle pause per staccare lo sguardo dal PC (magari alzatevi anche dalla sedia!). Per aiutarvi impostate delle sveglie o usate il calendar di Google per avere delle notifiche.

2 - Segui i tuoi bioritmi

C’è chi ha la mattina da bradipo e invece c’è chi è una gazzella. Ognuno ha il suo bioritmo e deve essere rispettato… e sfruttato!

Se siete molto attivi la mattina programmate le attività più complesse così da tenere quelle più semplici la sera, nella fase di down delle energie. Viceversa se, come me, avete un risveglio da bradipo narcolettico.

Smart Working animazione grafica

Ricordate di rispettare il vostro corpo e la vostra energia, sovraccaricarsi senza nessun motivo è inutile e provoca effetti negativi sulla salute.

3 - La giusta postazione per il giusto Smart Working

“Che bello, posso lavorare spaparanzato sul divano!” ? - effetto salto nel tempo- “Argh la mia schiena fa malissimo!” ?

Ecco, evitare assolutamente di lavorare in postazioni non idonee. Fate attenzione alla luce (meglio se naturale e laterale), alla seduta e all’altezza del PC. 

Scegliete una sedia comoda, ergonomica e della giusta altezza. Per aiutarvi potete munirvi di un supporto per PC portatile che lo tiene alzato (in alternativa potete usare delle riviste o una scatola), l’importante e non inclinare la testa per evitare torcicollo e dolori alla schiena.

Ricordatevi di areare il locale dove lavorate, serve ad ossigenare il cervello e a tenervi attivi e produttivi. Oltre che vivi, ovviamente.

Ultimo consiglio: più verde! No, non dovete tinteggiare casa ma semplicemente avere vicino qualche piantina oppure, se siete fortunati, la vista sul parco. Le piante danno allegria, ossigenano la stanza e rilassano lo sguardo. E in cambio chiedono solo dell’acqua!

4 - Smart working non vuol dire isolarsi

Lavorare in Smart Working non vuol dire lavorare da soli. Il team c’è e noi dobbiamo esserci per loro, non isolatevi con le cuffie ascoltando l’ultimo album degli Arcade Fire ma siate presenti e attivi.

Stesso discorso anche sul piano personale: si può chiacchierare e scherzare anche con i colleghi a distanza! Prendetevi un po’ di tempo per scambiare due parole con i colleghi anche di argomenti non inerenti il lavoro.

Smart Working in Instilla!
La nostra prima call di agenzia!

Lo Smart Working è un’altra modalità di lavoro… non un isolamento forzato! 

5 - Mantieni le tue abitudini (anche quelle brutte!)

Ogni mattina, prima di mettervi al PC, vi prendete un bel caffè come fa il nostro Mauro? Continuate a farlo anche in Smart Working! 

Mantenere le abitudini (anche quelle brutte come la pausa sigaretta) è fondamentale per non creare un senso di isolamento e distacco dal lavoro in ufficio. Il lavoro agile non deve essere un’alternativa ma una variazione al lavoro d’ufficio.

6 - Concentrati sui risultati e sulla qualità

Non c’è gratificazione più grande di mettere una bella riga sopra la lista delle cose da fare. Anche quando si lavora da casa.

Restate concentrati sugli obiettivi da portare a termine, distrarsi o perdere tempo è facile… soprattutto se ci si lascia distrarre dal contesto. Consiglio smart: fatevi una to-do list vera, scrivete quali sono le cose da fare, entro quando, e quali sono gli obiettivi.

Ovviamente, una volta portato a termine il task, fate una bella e gratificante riga sopra.

7 - C’è uno strumento per ogni cosa

Fortunatamente viviamo in un’epoca altamente digitalizzata e siamo pieni di tool utili al lavoro agile. Ecco la lista dei miei preferiti:

  • Google Calendar: per impostare promemoria di pause, call e attività lavorative. Gratuito, intuitivo e condivisibile anche con altri account.
  • Chat: da Mattermost a Skype, sono utili per messaggi rapidi e chiacchiere con i colleghi (ad esempio per condividere l’ultimo meme trovato online).
  • Zoom o Hangout: sono ottimi per fare call numerose e per condividere il proprio schermo con altre persone. 
  • Spotify: perché lavorare con la musica è davvero un’altra cosa.

Da evitare Whatsapp, Telegram o altre app di messaggistica sul PC: distraggono con messaggi di amici e familiari e non sono mai uno strumento professionale per parlare con colleghi e/o clienti.

8 - Smart Working: il galateo

Passiamo ora al comportamento da tenere durante lo smart working e mentre si sta in ufficio.

Quando usare le mail: semplice, quando si tratta di una comunicazione importante, ufficiale e/o da tracciare. La chat non sostituisce una mail, non possiamo pretendere che i nostri colleghi memorizzino quanto detto in chat. Inoltre le chat non hanno sempre un sistema di archiviazione e ricerca… addio file importante, sei finito nel dimenticatorio.

La chat non è la vita vera: quando parlate in chat non state parlando sul serio. State scrivendo. Ovvio direte voi, ma non sempre è così, si tende a pensare che un collega debba rispondere subito al vostro messaggio. Ecco, non è così, portate pazienza. Ovviamente se la questione è importante… beh perché non avete mandato una mail allora!?

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Pianificare tutto per tempo: quando si lavora da remoto è importante programmare prima tutte le attività con il team di lavoro. Scegliete per tempo quando fare le riunioni, come gestire le consegne e le comunicazioni interne.

Se qualcosa salta avvertite: la riunione salta per qualche motivo? Comunicatelo al vostro collega in Smart Working altrimenti resterà nel meeting, da solo, piangendo e sentendosi abbandonato da tutti.

Occhio non vede, cuore duole: non dimenticatevi dei colleghi che lavorano da remoto! Ricordate di inserirli nelle mail, di parlare con loro anche per una battuta veloce e di tenerli aggiornati su tutto (anche sui gossip tra colleghi!).

Prima di chiudere tutto si saluta: avvisate i vostri colleghi in ufficio o quelli in smart quando andate via! Oltre ad essere educato è anche utile per il team di lavoro

9 - Video call: il galateo

Lavoro agile is the new vediamoci in call. Per non rischiare figuracce ecco un rapido galateo da seguire durante le call con il team o con i clienti:

Attivare la cam o no? Questo è il problema: dipende. Siente presentabili, in ordine e in un punto della casa carino? Bene, potete attivarla. In caso contrario ricordate sempre che lo Smart Working è come il lavoro in ufficio… vi presentereste mai in una riunione in pigiama?

Metti in pausa il tuo microfono: se non stai parlando rendi muto il tuo microfono, possono entrare rumori ambientali o l’eco dell’audio del pc. Inoltre vi evita di fare figuracce se qualcuno entra nella stanza. Consiglio smart: usate delle cuffie con il microfono, vanno bene anche gli auricolari del telefono.

Entra in maniera educata: entra in chat con il microfono disattivato e la cam spenta. Attiva il microfono per salutare e, se è il caso, attiva la cam. Non c’è niente di peggio di chi entra urlando mentre si sistema i capelli in cam. 

Non siamo a Uomini & Donne: non ci si parla sopra. Rispettate i turni e, nel caso, chiedete la parola. Non urlate, non serve… se gli altri vogliono sentirti meglio alzano il volume.

Si tratta sempre di una riunione: rispettate le stesse regole di una riunione in ufficio. Si presentano i partecipanti, si rispettano i tempi previsti e si fa un recap prima di salutarsi.

10 - Un po’ di attività fisica non fa mai male!

Concludiamo con il consiglio più difficile da seguire ma estremamente utile: fate un po’ di attività fisica.

Per quanto sia perfetta la vostra postazione, nonostante tutte le pause prese e le piante di cui vi siete circondati… a fine giornata avrete bisogno di sgranchirvi un po’. Quindi mettete nell’armadio la pigrizia e preparatevi a fare un po’ di esercizi!

Stretching dolce, yoga o palestra a casa. Non importa cosa vi va di fare, basta farlo! Va benissimo anche un po’ di ginnastica posturale per far riposare la schiena: ci sono molti video su YouTube e un’infinità di app tra cui scegliere. Io, ad esempio, uso l’app Seven.

All'inizio sarà difficile ma vedrete che, a lungo termine, ci saranno dei benefici sul vostro corpo, sul vostro umore e sulla qualità del sonno. Non potrete farne più a meno diventando meglio di Olivia Newton-John in Physical!

https://youtu.be/MvgWk979eGY