Ogni manager conosce bene la sfida di scegliere un partner affidabile: non si tratta semplicemente di investire un budget, ma di affidare le aspettative di risultato del proprio brand. Questa scelta diventa particolarmente complessa in un panorama estremamente frammentato e competitivo, dove in Italia esistono oltre 25.000 agenzie di marketing e società di servizi tecnologici.

Noi di Instilla abbiamo deciso di intraprendere un percorso verso la qualità certificata, con l'obiettivo di dimostrare concretamente la nostra capacità di trasformare strategie in esecuzione efficace, generando un impatto positivo per i nostri clienti.

Il nostro percorso si è concretizzato nel 2020 con l'ottenimento della certificazione ISO 9001 - un Sistema di Gestione per la Qualità sottoposto a verifica e rinnovo annuale da parte di un organismo di certificazione indipendente e accreditato. Ma cosa significa realmente "qualità" e quali vantaggi può ottenere un'azienda lavorando con un fornitore certificato?

Cos'è la certificazione di qualità e perché è importante?

La certificazione di qualità rappresenta l'attestazione formale che un'organizzazione opera secondo standard riconosciuti a livello internazionale. Non si tratta di un semplice bollino, ma di un impegno concreto verso l'eccellenza operativa.

Per un cliente, questo si traduce in vantaggi tangibili sui progetti erogati:

  • Processi definiti. Ogni fase del progetto segue procedure testate, documentate e verificabili, che vanno dall'analisi strategica iniziale fino all'erogazione finale dei servizi. Questo approccio garantisce una metodologia costante.
  • Comunicazione chiara e trasparente. Gli standard di qualità pongono particolare attenzione ai flussi comunicativi. Comunicazioni frequenti, sia formali che informali, rappresentano spesso l'elemento discriminante tra un progetto che incontra difficoltà e uno che raggiunge il successo.
  • Riduzione dei rischi. Il sistema di quality assurance conforme alla ISO 9001 prevede processi strutturati per identificare, valutare e rispondere ai rischi insiti in ogni iniziativa di innovazione. L'obiettivo è duplice: mitigare potenziali minacce e cogliere nuove opportunità.

Altrettanto significativi sono i benefici per la consultancy certificata:

  • Ottimizzazione delle risorse. I processi standardizzati consentono di ridurre sprechi e inefficienze interne, permettendo all'organizzazione di scalare il business e affrontare sfide sempre più complesse e ambiziose.
  • Crescita delle persone. Le procedure abbracciano non solo i progetti esterni, ma anche i processi interni. Ciò si traduce in percorsi di onboarding strutturati, piani di crescita e formazione personalizzati, meccanismi di incentivazione del feedback, definizione di KPI di performance puntuali.
  • La certificazione come elemento posizionante sul mercato. Molte aziende private, in particolare quelle corporate, attribuiscono significativo valore alle certificazioni di qualità internazionali nei criteri di selezione dei fornitori. Nel settore della Pubblica Amministrazione, questa certificazione diventa addirittura un requisito obbligatorio.

ISO 9001: La certificazione di qualità più riconosciuta

Tra le molteplici certificazioni di qualità esistenti, la ISO 9001 (nella sua versione completa UNI EN ISO 9001:2015) rappresenta lo standard più diffuso e riconosciuto a livello globale. Si tratta di un framework normativo che definisce requisiti precisi per un sistema di gestione della qualità efficace, caratterizzato da un'applicabilità universale: può essere adottato da qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore o dalla complessità operativa.

La ISO 9001 poggia su alcuni principi fondamentali che ne definiscono l'approccio strategico:

  • Focalizzazione sul cliente
  • Leadership e coinvolgimento delle persone
  • Approccio per processi
  • Miglioramento continuo
  • Decisioni basate su evidenze
  • Gestione delle relazioni

In Instilla, questi principi non rappresentano un mero esercizio teorico, ma guidano concretamente il nostro lavoro quotidiano: dallo sviluppo tecnologico alla consulenza strategica, dalle attività di performance marketing alla gestione dei progetti di comunicazione.

Differenza tra ISO 9000 e ISO 9001

È comune confondere ISO 9000 e ISO 9001, ma esistono differenze sostanziali:

  • ISO 9000 è la “famiglia” di norme che definisce i concetti e i principi fondamentali della qualità.
  • ISO 9001 è lo standard specifico che definisce i requisiti di un effettivo Sistema di Gestione per la Qualità certificato.

In pratica, la ISO 9000 fornisce le basi teoriche, mentre la ISO 9001 stabilisce i criteri concreti che un'organizzazione deve soddisfare per ottenere la certificazione.

Cosa prevede il Sistema di Gestione della Qualità di Instilla

Dietro ogni progetto che realizziamo, si cela un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) strutturato e certificato ISO 9001. Questo sistema non è un mero documento formale, ma un ecosistema vivo e dinamico, condensato in un Manuale comprensivo e supportato da una ricca libreria di template e strumenti operativi.

Il Sistema di Gestione Qualità guida i team attraverso ogni fase del lavoro, che in Instilla approcciamo in quattro macro livelli interconnessi.

1. Blueprint Layer

Questo livello comprende tutti i processi che mettono a disposizione degli altri processi il know how aziendale. La knowledge rappresenta tutte le capacità tecniche che afferiscono alle aree di competenze attraverso cui Instilla opera attraverso la gestione dei progetti per i clienti. È costituita da unità formative e percorsi che permettono alle risorse di acquisire le technicalities necessarie all’esecuzione dei task assegnati. Le Units formative vogliono rispondere alle domande “come si fa un task?”  I Methods sono le procedure e i tools attraverso cui Instilla sviluppa le proprie attività. I metodi, ed in particolare le Internal Procedures e le Work Breakdown Structures (WBS) descrivono tutti i processi di lavoro di Instilla.

2. Enterprise Layer.

A questo livello si trovano i processi attraverso cui Instilla sviluppa le attività di gestione di tutte le tematiche che definiamo “enterprise”, abilitanti il funzionamento complessivo dell’azienda: aspetti strategici e di business plan, amministrazione finanza e controllo, gestione e amministrazione risorse umane, adempimenti societari, gestione infrastrutture.

3. Business Layer

È il livello in cui strategie aziendali e business plan vengono resi operativi attraverso attività di sviluppo e gestione delle opportunità di business. Parliamo quindi dell’iter che va dall’individuazione di potenziali mercati e clienti alla gestione e finalizzazione della componente contrattualistica con i new client/new opportunity, completandosi con lo svolgimento di attività di gestione cliente/contratto.

4. Delivery Layer

È il livello in cui si mettono a terra in progetti, il tempio dei project leader e di tutti i team di Instilla. Qui si posizionano i processi che vanno dall’impostazione dei progetti all’esecuzione nelle sue tre fasi: Design, Set up & Build, Run & Improve. Il tutto è abbracciato da pratiche e procedure di Project & Quality Management.

Come si ottiene la certificazione ISO 9001 

Se hai seguito fin qui il nostro percorso, probabilmente ti starai chiedendo come poter implementare un SGQ anche nella tua organizzazione. La curiosità è più che legittima.

Il percorso verso la certificazione ISO 9001 non è un passaggio immediato, ma un viaggio strategico che richiede investimento, impegno e visione. Mentre può sembrare complesso, i benefici potenziali possono sovrastare significativamente gli sforzi iniziali. Immagina questo processo come una trasformazione culturale aziendale, non solo come un adempimento amministrativo.

Cinque fasi cruciali del percorso di certificazione

  1. Analisi iniziale. Un'accurata valutazione dei processi esistenti:
    • Mappatura dell'intero sistema aziendale e processi ad esso collegati
    • Identificazione dei punti di forza e delle aree di miglioramento
    • Comprensione approfondita della struttura organizzativa
  2. Pianificazione strategica. Definizione degli obiettivi e delle risorse
    • Allineamento degli obiettivi di qualità con la strategia aziendale
    • Allocazione delle risorse umane e finanziarie necessarie
    • Creazione di una roadmap chiara e misurabile
  3. Implementazione. Sviluppo e attuazione del sistema di gestione:
    • Progettazione dei nuovi processi
    • Formazione del personale
    • Introduzione degli strumenti e delle metodologie ISO 9001
  4. Verifica interna. Audit preliminari di conformità
    • Identificazione di eventuali non conformità
    • Simulazione dell'audit esterno
    • Implementazione di azioni correttive
  5. Certificazione. Verifica finale da parte di un ente accreditato:
    • Audit esterno indipendente
    • Valutazione complessiva del sistema
    • Rilascio della certificazione

La certificazione ISO 9001 non rappresenta un traguardo statico, ma l'inizio di un percorso dinamico di eccellenza organizzativa. Il Sistema di Gestione per la Qualità diventa un organismo vivente, che si adatta, si perfeziona e si rinnova costantemente

L'impegno richiesto è un impegno continuo di evoluzione e rigore. Ogni anno, la conformità viene verificata da una società terza attraverso un rigoroso audit, garantendo che l'organizzazione mantenga gli standard qualitativi raggiunti e continui a migliorarsi.Pensala come un viaggio di trasformazione: non è la destinazione che conta, ma il continuo miglioramento lungo il percorso.

Requisiti per la Certificazione ISO 9001

Per ottenere la certificazione ISO 9001, un'organizzazione deve dimostrare un approccio sistemico e maturo alla gestione della qualità.

I pilastri fondamentali che fanno parte del framework:

  • Definizione del contesto organizzativo: mapping completo degli stakeholder, comprensione dell'ecosistema interno ed esterno e analisi strategica delle variabili che influenzano l'organizzazione.
  • Gestione proattiva dei rischi: approccio preventivo e predittivo,identificazione sistematica dei potenziali scenari critici e sviluppo di strategie di mitigazione e contenimento.
  • Architettura delle politiche di qualità: definizione di obiettivi misurabili e significativi, allineamento con la visione strategica aziendale e meccanismi di comunicazione e condivisione degli obiettivi.
  • Documentazione strutturata: mappatura esaustiva dei processi core, tracciabilità delle procedure e gestione delle informazioni critiche.
  • Sistema di monitoraggio continuo: definizione di metriche di performance, meccanismi di rilevazione e analisi e reportistica periodica

Cultura del Miglioramento Continuo: approccio iterativo e dinamico, meccanismi di feedback e apprendimento organizzativo, valorizzazione dell'errore come opportunità di crescita

Perché scegliere una Agenzia ISO 9001

Come abbiamo visto, la certificazione ISO 9001 non è solo un bollino da esibire, ma uno strumento concreto di trasformazione e comunicazione, che migliora il modo in cui un’azienda lavora, collabora e genera valore.

In Instilla, il Sistema di Gestione della Qualità è il cuore pulsante delle nostre pratiche di project management. Una bussola che guida i nostri Project Leader nel costruire fiducia e trasparenza, sia all’interno del team che verso i nostri clienti e partner.

Inoltre è una spinta verso il miglioramento continuo dei servizi che offriamo ai nostri clienti. Il mondo digital è in perenne evoluzione: avere il mindset propenso all’innovazione ci aiuta evolvere i servizi, testare nuove soluzioni e sviluppare prodotti tecnologici sempre più efficienti, come ad esempio quelli legati all’intelligenza artificiale.

Se vuoi approfondire il tema o scoprire come possiamo aiutarti a realizzare progetti digitali efficaci, strutturati e di valore, entra in contatto con il nostro team.