Un’importante azienda B2B del settore cancelleria, leader nella fornitura di prodotti e soluzioni per l’ufficio, si è rivolta a Instilla per modernizzare i propri processi commerciali.

La gestione di preventivi e ordini, attività fondamentale per la rete vendita, avveniva ancora in gran parte tramite cataloghi cartacei e procedure manuali. Con migliaia di prodotti e un’offerta in costante aggiornamento, questo sistema mostrava ormai limiti evidenti: i tempi erano lunghi, le informazioni non sempre aggiornate e i dati erano sparsi su strumenti diversi, spesso non sincronizzati.

Questa complessità rallentava il lavoro della forza vendita e rendeva difficile offrire ai clienti preventivi precisi e tempestivi, un aspetto cruciale in un mercato sempre più competitivo e digitale. Per questo era necessario ripensare il processo commerciale, centralizzando i dati e automatizzando le attività chiave per aumentare la produttività interna e migliorare il servizio ai clienti.

Instilla ha affrontato il progetto con un approccio consulenziale strutturato in tre fasi:

1. Audit e analisi dei processi esistenti

   Abbiamo mappato in dettaglio il flusso di creazione dei preventivi e la gestione dei cataloghi, individuando i punti critici da risolvere attraverso la tecnologia.

2. Progettazione dell’architettura tecnologica

   Abbiamo disegnato un sistema digitale capace di integrare in modo fluido il PIM (Product Information Management) — dove risiedono le informazioni di prodotto — e l’ERP aziendale — che gestisce ordini, magazzino e logistica — in un’unica piattaforma centrale.

3. Sviluppo di soluzioni su misura

   È stato realizzato un preventivatore online personalizzato e un e-commerce B2B custom in Vue.js, progettati per digitalizzare e velocizzare la gestione ordini, riducendo i passaggi manuali e garantendo aggiornamenti continui.

Per rendere il sistema realmente efficace, è stato fondamentale collegare i due principali motori informativi interni:

• PIM (Product Information Management)

  Centralizza tutte le informazioni sui prodotti (descrizioni, varianti, prezzi, categorie, disponibilità) e ne garantisce la coerenza. Prima del progetto, questi dati erano distribuiti su strumenti diversi e aggiornati manualmente.

• ERP (Enterprise Resource Planning)

  Gestisce i processi operativi, dall’evasione degli ordini alla logistica e alla disponibilità di magazzino. L’integrazione consente di sincronizzare in tempo reale stock e prezzi, eliminando errori e rallentamenti.

Grazie a questa architettura integrata, la piattaforma sviluppata da Instilla è diventata un punto unico di accesso per la forza vendita, che può ora contare su dati affidabili e sempre aggiornati.

Instilla ha sviluppato un preventivatore online custom, integrato con PIM ed ERP, che consente alla forza vendita di generare preventivi in modo rapido, accurato e centralizzato.

Il sistema gestisce inoltre i cataloghi inviati dai fornitori e sincronizza automaticamente i dati con Magento, aggiornando periodicamente stock, prezzi e categorie.

Parallelamente, è stato anche realizzato un e-commerce B2B dedicato ai prodotti personalizzati, che permette ai clienti di configurare materiali brandizzati e ricevere preventivi immediati, ampliando così i canali digitali e migliorando l’esperienza utente.